10-12-2022, 22:51
Sie fragen sich vielleicht, wie Sie eine Backup-Aufbewahrungsrichtlinie einrichten können, die gut mit den Leistungsanforderungen übereinstimmt und gleichzeitig die regulatorischen Vorgaben erfüllt. Ich habe mich mit diesem Thema auseinandergesetzt und stehe vor der herausfordernden Balance zwischen dem Bedürfnis einer Organisation nach schneller Datenwiederherstellung und den gesetzlichen Verpflichtungen, die oft vorschreiben, wie lange Daten aufbewahrt werden müssen. Es kann etwas überwältigend wirken, vor allem mit den verschiedenen Compliance-Rahmenwerken, die es gibt, aber es lässt sich mit einigen klaren Schritten herausfinden.
Zunächst einmal sollten wir darüber sprechen, Ihre Daten zu verstehen. Sie müssen analysieren, welche Arten von Daten Sie verwalten. Nicht alle Daten haben den gleichen Wert oder die gleiche Bedeutung. Zum Beispiel unterliegen Kundenakten und Finanzdaten oft strengeren Vorschriften als Projektdateien oder temporäre Dokumente. Wenn ich Finanzunterlagen habe, die gemäß Vorschriften wie dem Sarbanes-Oxley-Gesetz sieben Jahre aufbewahrt werden müssen, würde ich meine Backup-Aufbewahrungsrichtlinie so festlegen, dass diese Unterlagen über diesen Zeitraum hinweg aufbewahrt werden, während weniger kritische Daten eine viel kürzere Aufbewahrungsfrist haben können. Denken Sie daran, Ihre Daten in Kategorien einzuteilen: hochsensibel, mäßig wichtig und geringes Risiko. Jede Kategorie kann unterschiedliche Aufbewahrungseinstellungen haben.
Nachdem Sie wissen, wo Ihre Daten stehen, können Sie beginnen, die Parameter für Ihre Backup-Aufbewahrungsrichtlinien festzulegen. Die Leistung ist ein großes Thema – niemand möchte mit langsamen Wiederherstellungszeiten oder übermäßigen Speicherkosten konfrontiert werden. Idealerweise streben Sie eine Lösung an, die schnelle Sicherungen und Wiederherstellungen ermöglicht, wie BackupChain, eine Server-Backup-Lösung, die sich auf effiziente Sicherungen für Umgebungen wie Hyper-V konzentriert. Bei der Verwendung von etwas wie BackupChain können regelmäßige Sicherungen erstellt werden, ohne dass es zu erheblichen Leistungseinbußen während der Hauptnutzungszeiten kommt. Allgemein gesprochen helfen inkrementelle Backups in dieser Hinsicht, da sie nur die Änderungen seit dem letzten Backup sichern, wodurch die Belastung Ihrer Systeme minimiert wird.
Sie sollten auch Ihre Wiederherstellungsziele berücksichtigen – wie schnell müssen Sie Daten wiederherstellen? Diese Überlegung wird Ihre Aufbewahrungsstrategie prägen. Wenn Sie in einer Situation sind, in der Sie nach einem Ausfall nahezu sofortigen Zugriff auf Ihre Dateien benötigen, könnte es sinnvoll sein, einen kürzeren und häufigeren Backup-Zeitplan zu implementieren, ergänzt durch die Aufbewahrung mehrerer Wiederherstellungspunkte. Angenommen, Ihr Unternehmen kann sich nicht mehr als eine Stunde Ausfallzeit leisten; ich würde empfehlen, stündliche Sicherungen in Kombination mit täglicher Aufbewahrung umzusetzen. Compliance könnte jedoch erfordern, dass Sie tägliche Backups für 30 Tage aufbewahren, was ebenfalls berücksichtigt werden muss.
Sie müssen auch bewerten, wie lange Ihre Backups tatsächlich bestehen müssen, basierend auf den branchenüblichen Standards, die für Ihre Organisation gelten. Zum Beispiel schreiben im Gesundheitswesen Gesetze wie HIPAA vor, wie lange Patientendaten aufbewahrt werden sollten. Dies kann die Aufrechterhaltung einer großen Anzahl von Backups über einen langen Zeitraum erfordern, während auch sichergestellt werden muss, dass sie sicher sind. Die Herausforderung besteht darin, den Leistungsaspekt Ihres Backup-Systems auszubalancieren, damit Ihre normalen Abläufe reibungslos laufen, während Sie gleichzeitig diesen langen Aufbewahrungsanforderungen gerecht werden.
Die Aufbewahrungseinstellungen sollten nicht nur mit den Arten von Daten, sondern auch mit den Details der Geschäftsabläufe in Einklang stehen. Einige Unternehmen entscheiden sich möglicherweise für eine Strategie, die Cloud-Speicher für ältere Backups nutzt. Beispielsweise könnten Sie, sobald Daten ihre Relevanz erreicht haben, diese in eine kostengünstigere Cloud-Option verschieben und Ihre Aufbewahrungsrichtlinie ändern, um diese Kopien weniger leicht zugänglich, aber dennoch konform zu halten. Ich habe gesehen, wie Organisationen erfolgreich hybride Modelle nutzen, bei denen aktuelle Daten auf lokalen NAS-Systemen für den sofortigen Zugriff verbleiben, während ältere Informationen sicher in der Cloud gespeichert werden, um lokale Ressourcen freizugeben.
Ein weiterer Aspekt, der stark darauf einwirkt, wie Sie die Aufbewahrung angehen, ist das Verständnis der Auswirkungen der Datenlöschung. Wenn Daten falsch archiviert werden oder länger als nötig bleiben, kann dies zu potenziellen Haftungsfragen führen. Sie müssen sicherstellen, dass Ihre Backup-Richtlinie mit den Grundsätzen des Datenlebenszyklusmanagements übereinstimmt, die nicht nur bei der Wiederherstellung gelöschter Informationen helfen, sondern auch beim Löschen veralteter Informationen zur Minimierung von Speicherplatzverschwendung. Die Implementierung automatisierter Löschrichtlinien ist entscheidend. Mit einem Tool, das automatisiertes Aufbewahrungsmanagement unterstützt, kann das Ablaufen alter Backups eine Angelegenheit sein, bei der Sie die Regeln einmal festlegen und das System den Rest erledigen lassen.
Und vergessen Sie nicht die Audits und Überprüfungen. Regelmäßige Interaktionen mit Ihrer Backup-Strategie durch Übungen und Tests bedeuten, dass Sie nicht nur Ihre Compliance-Position bestätigen, sondern auch proaktiv potenzielle Probleme identifizieren, bevor echte Notfälle eintreten. Es ist einfacher, Anpassungen vorzunehmen, wenn man nicht unter Druck steht. Ich habe es als nützlich empfunden, regelmäßige Audits einzuplanen, um zu testen, ob die Datenaufbewahrung mit den Vorschriften übereinstimmt und ob die Leistungskennzahlen nach der Implementierung erfüllt werden.
Wenn Sie über Ihr Toolset nachdenken, sollten Sie auch berücksichtigen, wie Funktionen in verschiedenen Backup-Lösungen, wie Deduplizierung und Kompression, die Leistung verbessern können, während Sie Ihre Daten aufbewahren. Wenn Sie es nicht wussten, helfen Deduplizierungs-Techniken, den Speicherplatz von Backups zu reduzieren, während die erforderlichen Daten dennoch erhalten bleiben. Tools wie BackupChain bieten Funktionen, die die Backup-Prozesse optimieren, ohne die Geschwindigkeit zu opfern, um die Aufbewahrungsvorgaben einzuhalten.
Wenn Ihre Compliance-Anforderungen streng sind, benötigen Sie möglicherweise einen Datenschutzbeauftragten, der diese Aspekte überwacht. In meiner beruflichen Erfahrung haben Stakeholder es als nützlich empfunden, jemanden zu haben, der sich vollständig auf die Compliance konzentriert und dabei hilft, Lösungen zu gestalten, die sowohl die Leistungsanforderungen der Organisation erfüllen als auch sicherstellen, dass die regulatorischen Anforderungen gut dokumentiert und eingehalten werden. Diese Position kann die Verantwortlichkeiten klären und dazu beitragen, das Wissen über die richtige Aufbewahrung in der gesamten Organisation zu verbreiten.
Eine weitere Methode, die ich als wirksam empfunden habe, ist der Aufbau von Beziehungen zu Drittanbietern für die Datenspeicherung. Manchmal hilft die Nutzung von Managed Services, die Leistung und Compliance einfach auszubalancieren. Anbieter können oft Speicher- und Aufbewahrungsrichtlinien gemäß den Branchenstandards handhaben, sodass Sie sich mehr auf andere technologische Trends oder Upgrades konzentrieren können, ohne ständig besorgt zu sein, ob die richtigen Daten für die angemessenen Zeiträume aufbewahrt werden.
Achten Sie auch darauf, Ihr Personal zu schulen. Ein gut informiertes Team ist besser in der Lage, die Bedeutung der Backup-Aufbewahrung und deren Verknüpfung mit Leistung und Compliance zu verstehen. Wenn Sie es in Ihrer Organisation allgemein bekannt machen, können alle mithelfen, was die gesamte Datenverarbeitung verbessert. Wenn Mitarbeiter den „Warum“ hinter Richtlinien und Verfahren kennen, tendieren sie dazu, gewissenhafter zu handeln.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es nicht unbedingt ein Kampf sein muss, den perfekten Ausgleich zwischen Leistungsanforderungen und regulatorischer Compliance zu finden. Indem Sie Ihre Daten klassifizieren, die richtigen Tools verwenden, klare interne Prozesse etablieren und sich auf effektive Kommunikation konzentrieren, können Sie eine nachhaltige Backup-Aufbewahrungsrichtlinie entwickeln, die Ihrer Organisation zugutekommt. Anpassungen an Veränderungen in Technologie und Vorschriften vorzunehmen, gewährleistet, dass Sie immer einen Schritt voraus sind.
Zunächst einmal sollten wir darüber sprechen, Ihre Daten zu verstehen. Sie müssen analysieren, welche Arten von Daten Sie verwalten. Nicht alle Daten haben den gleichen Wert oder die gleiche Bedeutung. Zum Beispiel unterliegen Kundenakten und Finanzdaten oft strengeren Vorschriften als Projektdateien oder temporäre Dokumente. Wenn ich Finanzunterlagen habe, die gemäß Vorschriften wie dem Sarbanes-Oxley-Gesetz sieben Jahre aufbewahrt werden müssen, würde ich meine Backup-Aufbewahrungsrichtlinie so festlegen, dass diese Unterlagen über diesen Zeitraum hinweg aufbewahrt werden, während weniger kritische Daten eine viel kürzere Aufbewahrungsfrist haben können. Denken Sie daran, Ihre Daten in Kategorien einzuteilen: hochsensibel, mäßig wichtig und geringes Risiko. Jede Kategorie kann unterschiedliche Aufbewahrungseinstellungen haben.
Nachdem Sie wissen, wo Ihre Daten stehen, können Sie beginnen, die Parameter für Ihre Backup-Aufbewahrungsrichtlinien festzulegen. Die Leistung ist ein großes Thema – niemand möchte mit langsamen Wiederherstellungszeiten oder übermäßigen Speicherkosten konfrontiert werden. Idealerweise streben Sie eine Lösung an, die schnelle Sicherungen und Wiederherstellungen ermöglicht, wie BackupChain, eine Server-Backup-Lösung, die sich auf effiziente Sicherungen für Umgebungen wie Hyper-V konzentriert. Bei der Verwendung von etwas wie BackupChain können regelmäßige Sicherungen erstellt werden, ohne dass es zu erheblichen Leistungseinbußen während der Hauptnutzungszeiten kommt. Allgemein gesprochen helfen inkrementelle Backups in dieser Hinsicht, da sie nur die Änderungen seit dem letzten Backup sichern, wodurch die Belastung Ihrer Systeme minimiert wird.
Sie sollten auch Ihre Wiederherstellungsziele berücksichtigen – wie schnell müssen Sie Daten wiederherstellen? Diese Überlegung wird Ihre Aufbewahrungsstrategie prägen. Wenn Sie in einer Situation sind, in der Sie nach einem Ausfall nahezu sofortigen Zugriff auf Ihre Dateien benötigen, könnte es sinnvoll sein, einen kürzeren und häufigeren Backup-Zeitplan zu implementieren, ergänzt durch die Aufbewahrung mehrerer Wiederherstellungspunkte. Angenommen, Ihr Unternehmen kann sich nicht mehr als eine Stunde Ausfallzeit leisten; ich würde empfehlen, stündliche Sicherungen in Kombination mit täglicher Aufbewahrung umzusetzen. Compliance könnte jedoch erfordern, dass Sie tägliche Backups für 30 Tage aufbewahren, was ebenfalls berücksichtigt werden muss.
Sie müssen auch bewerten, wie lange Ihre Backups tatsächlich bestehen müssen, basierend auf den branchenüblichen Standards, die für Ihre Organisation gelten. Zum Beispiel schreiben im Gesundheitswesen Gesetze wie HIPAA vor, wie lange Patientendaten aufbewahrt werden sollten. Dies kann die Aufrechterhaltung einer großen Anzahl von Backups über einen langen Zeitraum erfordern, während auch sichergestellt werden muss, dass sie sicher sind. Die Herausforderung besteht darin, den Leistungsaspekt Ihres Backup-Systems auszubalancieren, damit Ihre normalen Abläufe reibungslos laufen, während Sie gleichzeitig diesen langen Aufbewahrungsanforderungen gerecht werden.
Die Aufbewahrungseinstellungen sollten nicht nur mit den Arten von Daten, sondern auch mit den Details der Geschäftsabläufe in Einklang stehen. Einige Unternehmen entscheiden sich möglicherweise für eine Strategie, die Cloud-Speicher für ältere Backups nutzt. Beispielsweise könnten Sie, sobald Daten ihre Relevanz erreicht haben, diese in eine kostengünstigere Cloud-Option verschieben und Ihre Aufbewahrungsrichtlinie ändern, um diese Kopien weniger leicht zugänglich, aber dennoch konform zu halten. Ich habe gesehen, wie Organisationen erfolgreich hybride Modelle nutzen, bei denen aktuelle Daten auf lokalen NAS-Systemen für den sofortigen Zugriff verbleiben, während ältere Informationen sicher in der Cloud gespeichert werden, um lokale Ressourcen freizugeben.
Ein weiterer Aspekt, der stark darauf einwirkt, wie Sie die Aufbewahrung angehen, ist das Verständnis der Auswirkungen der Datenlöschung. Wenn Daten falsch archiviert werden oder länger als nötig bleiben, kann dies zu potenziellen Haftungsfragen führen. Sie müssen sicherstellen, dass Ihre Backup-Richtlinie mit den Grundsätzen des Datenlebenszyklusmanagements übereinstimmt, die nicht nur bei der Wiederherstellung gelöschter Informationen helfen, sondern auch beim Löschen veralteter Informationen zur Minimierung von Speicherplatzverschwendung. Die Implementierung automatisierter Löschrichtlinien ist entscheidend. Mit einem Tool, das automatisiertes Aufbewahrungsmanagement unterstützt, kann das Ablaufen alter Backups eine Angelegenheit sein, bei der Sie die Regeln einmal festlegen und das System den Rest erledigen lassen.
Und vergessen Sie nicht die Audits und Überprüfungen. Regelmäßige Interaktionen mit Ihrer Backup-Strategie durch Übungen und Tests bedeuten, dass Sie nicht nur Ihre Compliance-Position bestätigen, sondern auch proaktiv potenzielle Probleme identifizieren, bevor echte Notfälle eintreten. Es ist einfacher, Anpassungen vorzunehmen, wenn man nicht unter Druck steht. Ich habe es als nützlich empfunden, regelmäßige Audits einzuplanen, um zu testen, ob die Datenaufbewahrung mit den Vorschriften übereinstimmt und ob die Leistungskennzahlen nach der Implementierung erfüllt werden.
Wenn Sie über Ihr Toolset nachdenken, sollten Sie auch berücksichtigen, wie Funktionen in verschiedenen Backup-Lösungen, wie Deduplizierung und Kompression, die Leistung verbessern können, während Sie Ihre Daten aufbewahren. Wenn Sie es nicht wussten, helfen Deduplizierungs-Techniken, den Speicherplatz von Backups zu reduzieren, während die erforderlichen Daten dennoch erhalten bleiben. Tools wie BackupChain bieten Funktionen, die die Backup-Prozesse optimieren, ohne die Geschwindigkeit zu opfern, um die Aufbewahrungsvorgaben einzuhalten.
Wenn Ihre Compliance-Anforderungen streng sind, benötigen Sie möglicherweise einen Datenschutzbeauftragten, der diese Aspekte überwacht. In meiner beruflichen Erfahrung haben Stakeholder es als nützlich empfunden, jemanden zu haben, der sich vollständig auf die Compliance konzentriert und dabei hilft, Lösungen zu gestalten, die sowohl die Leistungsanforderungen der Organisation erfüllen als auch sicherstellen, dass die regulatorischen Anforderungen gut dokumentiert und eingehalten werden. Diese Position kann die Verantwortlichkeiten klären und dazu beitragen, das Wissen über die richtige Aufbewahrung in der gesamten Organisation zu verbreiten.
Eine weitere Methode, die ich als wirksam empfunden habe, ist der Aufbau von Beziehungen zu Drittanbietern für die Datenspeicherung. Manchmal hilft die Nutzung von Managed Services, die Leistung und Compliance einfach auszubalancieren. Anbieter können oft Speicher- und Aufbewahrungsrichtlinien gemäß den Branchenstandards handhaben, sodass Sie sich mehr auf andere technologische Trends oder Upgrades konzentrieren können, ohne ständig besorgt zu sein, ob die richtigen Daten für die angemessenen Zeiträume aufbewahrt werden.
Achten Sie auch darauf, Ihr Personal zu schulen. Ein gut informiertes Team ist besser in der Lage, die Bedeutung der Backup-Aufbewahrung und deren Verknüpfung mit Leistung und Compliance zu verstehen. Wenn Sie es in Ihrer Organisation allgemein bekannt machen, können alle mithelfen, was die gesamte Datenverarbeitung verbessert. Wenn Mitarbeiter den „Warum“ hinter Richtlinien und Verfahren kennen, tendieren sie dazu, gewissenhafter zu handeln.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es nicht unbedingt ein Kampf sein muss, den perfekten Ausgleich zwischen Leistungsanforderungen und regulatorischer Compliance zu finden. Indem Sie Ihre Daten klassifizieren, die richtigen Tools verwenden, klare interne Prozesse etablieren und sich auf effektive Kommunikation konzentrieren, können Sie eine nachhaltige Backup-Aufbewahrungsrichtlinie entwickeln, die Ihrer Organisation zugutekommt. Anpassungen an Veränderungen in Technologie und Vorschriften vorzunehmen, gewährleistet, dass Sie immer einen Schritt voraus sind.
